5 claves para implantar con éxito un software ERP en tu empresa

Es decir, el software sólo es el sistema que permite el alineamiento de todos los procesos y áreas de las empresas. O dicho con otras palabras, es el medio para conseguir ese fin de mejorar la empresa haciendo que en ella “esté todo conectado”.

Existen 5 factores determinantes para lograr el éxito al implantar un software ERP en una empresa:

1.  Elegir el Software ERP adecuado

Si la primera fase del objetivo es alinear todas las áreas de la empresa en un mismo sistema ERP, es evidente que estas áreas deberán pre-existir en el software y responder con robustez y flexibilidad ante esta necesidad. Este criterio está cada vez más extendido y está basado en la búsqueda de sistemas sectoriales especializados. Desconocer esta situación supone un enorme riesgo. El motivo es simple, el hecho de que un Partner no especialista en tu sector desarrolle aquellas áreas que le falta. Para medir el riesgo de esta situación piensa en la respuesta a cada una de las siguientes preguntas:

• ¿Si me tienen que desarrollar áreas para mi sector? ¿Habrán costes ocultos? ¿Cuánto serán?
• ¿Es predecible el tiempo que dura este desarrollo? ¿Se podrá extender en el tiempo más de la cuenta?
• ¿El desarrollador es un especialista en mi sector empresarial o sólo conoce de desarrollo de software?
• ¿Existe el riesgo, en el caso que no contar con un especialista, que sea el cliente quien guíe el diseño de forma errónea en lugar de guiar al cliente?
• ¿Si me están haciendo un traje a medida, cómo se garantiza la evolución de este sistema?
• ¿Cuál será la profundidad del desarrollo para la integración de todas las áreas? ¿Podrá ser un desarrollo de pantallas y superficial o estará todo conectado?

2.  Especialistas sectoriales

Si queremos conseguir el máximo beneficio y mejorar la empresa no basta sólo con un software. Para que realmente se consiga la vinculación de la organización, es necesaria una reingeniería de procesos coherente. Es decir, ordenar los procesos para alinear y conectar todas las áreas. Esto solo se puede hacer con profesionales que saben lo que hacen, que conocen el sector, y tienen una dilatada experiencia en implantaciones similares.

De hecho, esta diferencia salta a la vista de inmediato, cuando en una visita el proveedor de ERP habla de marketing o de tus procesos.

Para una buena implantación de ERP el equipo de evaluación deberá entender perfectamente el camino o mejor dicho, tus circuitos funcionales para poner en marcha dichos caminos en la herramienta ERP disponible, con todos y cada uno de los elementos y áreas requeridas. Sólo así podrá sistematizar toda la empresa.

Por oposición, no contar con especialistas sectoriales, sólo podrán asegurar un posible fracaso y la empresa, que busca la mejora, habrá perdido una gran oportunidad.

3.  Formaciones del sistema de gestión

Únicamente cuando  los circuitos funcionales están definidos por los especialistas en el sistema ERP vertical, se debe iniciar la Formación. Se debe entender que los procesos formativos no se improvisan, deben estar completamente documentados para adaptarlos a cada empresa. Recibir las formaciones adaptadas a las necesidades de la empresa a través de personas conocedoras del mejor camino de gestión es muy importante. Y el motivo es simple, siendo realistas, de poco sirve tener un software de gestión, adaptado y flexible que es la solución de nuestras necesidades, si no se aprende a utilizar y no se conoce lo que puede o no puede hacer. Si no se utiliza porque no se sabe cómo usarla… ¿qué solución es esa realmente?

4.  Metodología de implantación del ERP

Un punto crítico para implantar un Software ERP con éxito reside en tener una metodología sectorial de implantación que tenga en cuenta todos los factores mencionados anteriormente. Por ello, Synerplus sigue una metodología, paso a paso, especializada por sector. Efectivamente la existencia de un ERP vertical y a un equipo de técnicos conocedores del sector no es suficiente. Cada área de conocimiento tiene una forma diferente de ser implantada. Y no es igual iniciar una industria química, con sus fórmulas y graneles, que un Fabricante de Maquinarias, Mecanizados, o un Organismo de Control Autorizado.

Imagina cuál podría ser el resultado de una implantación con un ERP que no tiene las áreas de tu sector (que hay que desarrollarlas), sin equipos técnicos que te orienten hacia el mejor camino y sin una metodología específica. Asusta, ¿verdad?

5.  La responsabilidad de la empresa

La implantación de un ERP no está identificada como la entrega de los servicios de un proveedor a su cliente. Pondremos unos ejemplos para aclarar la idea:

• Un estudiante que accede a una Universidad, paga por la matrícula y los costes de la misma, pero eso no le garantiza que apruebe las materias y obtenga el título. Es el mismo ejemplo de una autoescuela, donde el cliente debe tener claro que el éxito dependerá en gran medida de su propio esfuerzo.
• Una empresa paga a su proveedor de servicios por la instalación de un sistema de seguridad informático. Está claro que en este caso, la responsabilidad corresponde al proveedor de servicios porque el cliente no está obligado a aportar nada.

En una implantación de ERP, al igual que en el caso de la Universidad, si el cliente no responde a los requerimientos, tiene la posibilidad de fracasar en el intento. Y no depende, en este caso del implantador ni tiene responsabilidad por ello. Este es un concepto de gran interés y mejora el criterio en las Direcciones cuando toman la decisión de implantar un ERP.

La importancia en la definición de los roles de los Key Users, el conocimiento de sus áreas, la responsabilidad sobre las validaciones, la necesidad de las pruebas, las respuestas ante las evaluaciones son parte de los que se debe tener en cuenta para implantar un ERP con éxito.

Sin embargo, esto solo es posible si:

• El software es vertical e incorpora todas las funcionalidades necesarias para conectar todos los procesos, áreas, departamentos y personas.
• Está desarrollado por profesionales que conocen las necesidades de la empresa y orientan durante todo el proceso para conseguir la mejor dirección.
• Se realizan formaciones personalizadas y guiadas paso a paso.
• Se implanta bajo una metodología de implantación sectorial.
• Los usuarios del software realmente quieren mejorar los procesos y se esfuerzan en aprender y descubrir cuáles son los mejores caminos a seguir en su empresa.