Un ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es una herramienta informática que permite mejorar la organización, planificación y gestión de los recursos de la empresa. Para ello, el ERP debe estar totalmente desarrollado de forma vertical integrando las actividades de la empresa como la contabilidad, producción, logística en una misma dirección.
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (también llamados Sistemas de información gerencial) deberían ser plataformas sectoriales que permitan la unificación y organización de todas las áreas en un único sistema, es decir, un software que permita la trazabilidad de todos los procesos y, por lo tanto, den paso a la planificación y optimización de los recursos de la empresa.
El software ERP tiene como finalidad una gestión eficiente de la información que permita tomar decisiones y minimizar costes, así como tiempos de reacción rápidos a las incidencias de los clientes.
Vídeo ¿Qué es un ERP y para qué sirve?
En el siguiente vídeo, Alberto Arias ofrece una definición práctica de qué es realmente un ERP. Ya es el momento de conocer la verdad de los ERP, por eso te presenta una definición sencilla de que significa realmente. Nada de términos complejos o conceptos que nadie entiende.
Tipos de ERP
Naturalmente, no todos los ERP son iguales, ni actúan igual, de hecho, podría decirse que hay 3 grandes grupos:
ERP estándar
Es un software que está desarrollado para cubrir las necesidades de gestión en las áreas que tienen la mayoría de las empresas.
Por eso, cubren los procesos transversales, es decir, las actividades comunes como facturación, contabilidad, compras, almacenes, ventas, etc.
Este sistema necesita personalizaciones y costes adicionales para adaptar las funcionalidades específicas no cubiertas.
ERP hecho a medida
Está desarrollado por técnicos informáticos por solicitud de un cliente.
Normalmente es un intento para cubrir las carencias de un ERP estándar porque busca respuestas más adaptadas.
Suele problemas de diseño que limitan su crecimiento, con mucha dependencia de técnicos y la tecnología con la que fue originalmente creado, siendo sistemas con grandes problemas de obsolescencia.
ERP verticales
Surgen como respuesta a necesidades sectoriales. Son sistemas desarrollados que están orientados a resolver problemáticas concretas del sector, por eso, incorporan todas las funcionalidades necesarias.
Parten de lo específico a lo general, pero sólo sirven en sectores puntuales.
Esta ventaja permite añadir continuamente funcionalidades y mejorar las ya existentes, por lo que el sistema está siempre actualizado y preparado para las necesidades del sector.
Si vuelves al concepto de ERP como Planificador de recursos empresariales, pregúntate con cuál de los escenarios podrás planificar tus recursos empresariales: Con un sistema estándar, con uno hecho a medida o con un sistema especializado. Mide tus costes, riesgos, ventajas, obsolescencia, porque cada uno sirve para casos específicos.
El resumen es de sentido común. Cuanto más simple sea la empresa, más simple será el sistema, y cuanto más complejo sea el sector, mayor necesidad de especialización.
El gran cambio que debes tener en cuenta cuando buscas un sistema ERP
El gran objetivo de una empresa es unificar la gestión, es decir, tener todas las áreas en un mismo sistema. Para alcanzar dicho objetivo, el ERP deberá disponer de todas las funcionalidades necesarias. Solo de esta forma, se producirá ese viaje que transforma tus actividades hacia la sistematización de todas las operaciones.
1) El ERP es el producto que debe contener todas las funcionalidades que vas a requerir.
2) El proyecto para implantar un ERP consiste en la existencia de un producto especializado y el servicio que permita ese viaje de transformación de tu nivel actual a la total sistematización.
Tú conoces todas las actividades de tu negocio a la perfección. Lo que probablemente no tengas tan claro es cómo trasladar todas esas operaciones para que trabajen de forma organizada dentro de un mismo sistema.
Los 8 factores que influyen en la compra de un ERP
El 90% de las veces que se compra un sistema ERP es porque la empresa está creciendo y las herramientas con las que se trabaja no dan más de sí. Cuando una organización crece necesita tener todo bajo control y dar respuestas más rápidas, más certeras, y para ello, eliminar tareas manuales y ahorrar tiempo.
1. La pérdida de control en las operaciones.
No sabes qué está pasando realmente en cada una de las etapas de la producción. Necesitas asegurar el correcto comportamiento de los equipos.
2. Hay más carga de trabajos que no están controlados.
Ante la expansión: hay nuevas máquinas, nuevos puestos de trabajo, más proyectos por un incremento en el mercado… al final se pierde el orden.
3. Se pierde tiempo en trabajos operativos.
Los esfuerzos se multiplican al realizar trabajos aislados en sistemas desvinculados. Esto puede producir como consecuencia que no llegues a tiempo.
4. Riesgo de incumplimientos en los tiempos de entrega.
Imagina que sucede si tienes nuevos clientes, con nuevas exigencias, y no puedes asegurar sus fechas de entrega. Creo que tendrías un serio problema.
5. Aumenta la posibilidad de errores manuales.
Si trabajas con partes manuales que luego debes transcribir y/o listas de materiales enviadas por email tienes altas probabilidades de error.
6. Problemas en la comunicación entre los departamentos.
Los departamentos ya no pueden comunicarse por un email o por una llamada telefónica. Los procesos deben estar organizados y automatizados.
7. La imposibilidad de analizar la información.
Si trabajas con islas de información, sistemas dispersos o, directamente, no tienes sistemas, ¿cómo analizas la información? ¿lo importante no era analizar los datos?
8. No hay trazabilidad en los procesos.
El objetivo de trabajar de forma organizada y ordenada es tener trazabilidad de procesos. Si unificas todas las áreas, podrás planificar, controlar, analizar y decidir a tiempo.
Para qué sirve un ERP y cuáles son los beneficios para una empresa
Un ERP, si está completo para tu sector, te permitirá:
Unificar procesos para evitar duplicidades y latencias.
Conectar todas las áreas.
Alinear todas las operaciones bajo los mismos criterios.
Planificar, asignar, balancear todos los recursos.
Recoger todos los datos y convertirlos en información estratégica.
Disponer de información relevante para la toma de decisiones.
Optimizar la gestión cada una de las áreas.
Asegurar plazos de entrega.
Controlar en tiempo real todas las desviaciones.
Automatizar los procesos de la empresa.
Ahorrar tiempo, esfuerzos y reducir costes.
Tener una visión global de la empresa en cualquier momento
La idea central es crear estrategias comunes que canalicen todos los esfuerzos hacia un único ERP. Estos beneficios sólo los tendrás si has entendido que, el ERP que elijas está preparado para cubrir todas tus necesidades y que cuentas con especialistas que conocen tu sector.
Claves o criterios que se deben seguir para elegir un ERP
En definitiva, los 4 puntos clave que hay que tener en cuenta para elegir correctamente un ERP para tu empresa son:
- La herramienta: ERP especializado en tu sector y que contenga todos los procesos de tu empresa en una única plataforma.
- El conocimiento: Especialistas que conozcan, diagnostiquen y propongan las mejores soluciones sectoriales. Solo con ese conocimiento se podrá vincular y traducir la forma de trabajo de tu empresa con el software especializado.
- La metodología: Debe ser específica del sector y tiene que enseñarte paso a paso los mejores caminos para gestionar tu empresa.
- Sin desarrollos, ni personalizaciones complejas: Generan sobrecostes y no garantizan resultados. La mayoría de los proyectos de implantación fracasan, justamente, por este punto.
Implementación de un ERP
La implantación de un ERP requiere una importante participación del cliente en el proyecto. Mira los siguientes ejemplos y las diferencias entre las relaciones de un proveedor de servicios y su cliente.
En la Universidad, pagas por la matrícula y los costes de la misma, pero eso no te garantiza aprobar las materias y obtener el título. Es el mismo ejemplo de una autoescuela, donde el cliente debe tener claro que el éxito dependerá en gran medida de su propio esfuerzo.
Una empresa paga a su proveedor de servicios por una instalación eléctrica. Está claro que en este caso, la responsabilidad corresponde al proveedor de servicios porque el cliente no está obligado a aportar nada.
La implantación de un ERP es similar al caso de la Universidad o la Autoescuela, si el cliente no responde a los requerimientos, tiene la posibilidad de fracasar en el intento. Y no depende, en este caso, del implantador ni tiene responsabilidad por ello. Este es un concepto de gran interés y mejora el criterio en las direcciones que toman la decisión de implantar un ERP. La importancia en la definición de los roles de los Key Users o responsables, la necesidad del conocimiento de sus áreas, la responsabilidad sobre las validaciones, la necesidad de las respuesta ante las pruebas y evaluaciones se deben tener en cuenta para implantar un ERP con éxito.
Implantar Selenne ERP es mucho más que instalar un software.
Identificamos tu forma de trabajo y te acompañamos y orientamos en el proceso de sistematización de todas las áreas de la empresa.
Así es como vinculamos y conectamos todos los departamentos, recursos y procesos de la organización.
Ahora, poner en marcha un ERP consiste en traducir los procesos reales de trabajo de una empresa para conseguir su sistematización total.
Ya que cuando implantamos Selenne ERP en tu empresa, definimos vuestros circuitos funcionales y los asociamos a secuencias definidas en el sistema y responsables de área.
Por eso realizamos una implantación sin improvisaciones: todo está previsto y organizado.
Así es como hacemos que tu empresa consiga esa visión de conjunto que tanto buscas y necesitas.
